Facturación electrónica DIAN desde tu propio software

Las dos formas de facturar desde tu propio sistema

Si tu software va a emitir documentos, hay dos caminos, y elegir mal cuesta meses.

El primero es habilitarte ante la DIAN como facturador propio: tu sistema firma, transmite y responde por el cumplimiento. El segundo es integrar un proveedor tecnológico autorizado, que se encarga de la firma y la transmisión mientras tu sistema le pasa los datos.

Para la enorme mayoría de los negocios, el segundo camino es el correcto. No porque sea más fácil, sino porque el cumplimiento deja de ser tu problema cuando la norma cambia.

La pregunta útil no es «¿puedo facturar desde mi software?». Es «¿quién responde cuando la DIAN cambie algo?».

Lo que tiene que hacer tu sistema, integres a quien integres

• Guardar en tu propia base el XML firmado y el CUFE de cada documento. Si vive solo en el portal del proveedor, el día que cambies de proveedor perdés el histórico.
• Entregar la representación gráfica al cliente. La norma obliga a entregarla, no a imprimirla: puede ir por WhatsApp o correo si el cliente lo acepta, y eso baja el costo de papel.
• Manejar el código QR con el ancho suficiente. En papel de 58 mm el QR queda apretado y sobre térmico se corre; en 80 mm sale holgado. Un QR que no escanea es un problema de cumplimiento, no de presentación.
• Numerar y resolver los rechazos. Un documento rechazado no es un error de pantalla: es una venta sin soporte.
• Distinguir el documento equivalente POS de la factura electrónica. No son lo mismo y no se emiten en los mismos casos.

El error de diseño que se paga después

Amarrar el sistema a un proveedor concreto. Los precios y los paquetes de documentos cambian, y quedar pegado a uno significa que cambiarlo es un proyecto y no una decisión.

La forma de evitarlo es tener el proveedor detrás de una interfaz, con un adaptador por proveedor. Desde el resto del sistema se emite un documento; qué proveedor lo firma es una configuración.

Cuesta unos días al principio. Ahorra un rediseño el día que el precio del proveedor cambie.

Qué preguntarle a un proveedor antes de firmar

• ¿El paquete es por cantidad de documentos al año o por documento emitido? Es la diferencia entre un costo previsible y uno que crece con las ventas.
• ¿Hay límite por ventas o por sucursales? Los hay que cobran por sede.
• ¿Me entregan el XML firmado o solo lo puedo ver en su portal?
• ¿Qué pasa con mi histórico si me voy?
• ¿Tienen ambiente de pruebas? Sin él, la primera factura de verdad es la primera prueba.

Cómo lo hacemos en Northlight

Integramos el proveedor autorizado detrás de una interfaz propia, guardamos el XML firmado y el CUFE en la base del cliente, y dejamos la entrega del comprobante configurable entre impresión y envío digital.

Lo hacemos como parte de un desarrollo, no como producto suelto: si ya tenés un sistema andando, se le agrega; si lo estamos construyendo, entra desde el diseño.

Preguntas frecuentes